1-عامة
1.1 اسم المركز وشكله القانوني وموقعه
منظمة «دار زيتونة» منظمة مسجلة لها حقوق وعليها واجبات.
1.1.1 المقر الرئيسي ومكان التسجيل
مقر المركز ومكان التسجيل بيروت ، لبنان.
مقر المركز: شارع غانا – شارع عبد الرحمن الحوت – بيروت / لبنان
عنوانها القانوني هو: كرم وضاهر للمحاماة / شارع سانت لويس – مركز يزبك – بيروت / لبنان
1.1.2 تنفيذ المركز:
تأسست دار زيتونة في لبنان بتاريخ 1/12/2019 ومن المقرر أن تنتهي في 30/11/2021. تم تطبيق هذا المشروع بناءعلى مشروع سابق ممول من صندوق الأمم المتحدة للديمقراطية) في لبنان ، مشروع زيتونة من 2017 إلى 2019 شاركت خلاله النساء المستفيدات (55 لاجئة سورية و 15 لبنانية من البلد المضيف) في سلسلة من الدورات التدريبية لاكتساب المعرفة والتطوير. المهارات اللازمة لإنشاء وتنفيذ أفكار المشاريع الخاصة بهن. تم إنشاء مركز في بيروت لتوفير مساحة وموارد مشتركة مكنت هؤلاء المشاركات السبعين من تنفيذ مشاريعهن بناءً على الأفكار والمفاهيم التي طورنها في إطار مشروع صندوق الأمم المتحدة الإنمائي السابق.
1.2 الأهداف والغرض والمهام
1.2.1 تسعى الجمعية جاهدة لتحقيق الأهداف والمهام التالية:
يمثل المركز المصالح الصحيحة لأعضائه ويعزز تبادل المعلومات والخبرات في مجال معايير المستندات.
يقدم المركز أنشطة تنسيقية ومنصة اتصالات لأعضائه.
يجب أن تعمل هذه الخدمات بشكل خاص على تطوير المشاريع الموجودة في المركز ، وزيادة التواجد في السوق ، وتعزيز التواصل بين الأعضاء ، وفتح مجالات عمل جديدة والتعاون مع المنظمات غير الحكومية الأخرى.
ليس للمركز أي غرض تجاري خاص به. لا تسعى لتحقيق ربح وليس لها أهداف سياسية أو دينية.
1.2.2 الغرض
يرى المركز نفسه كمجتمع يهتم بأعضائه. والغرض الرئيسي منه هو فهم وتعزيز المصالح المهنية والاقتصادية لأعضائه.
يهدف المركز إلى تعزيز استقلالية اللاجئات السوريات في تطوير وتنفيذ مشروعهن الخاص لمساعدتهن على المشاركة في العملية الاقتصادية والديمقراطية من خلاله يصبحن لاعبًا فاعلًا في المجتمع من خلال تعزيز استقلاليتهن ،
1.2.3 المهام:
المهمة الرئيسية هي تشجيع التعاون بين النساء من مجتمع اللاجئين السوريين والمجتمعات اللبنانية المضيفة ، من خلال منحهن مكانًا يمكن فيهن التفاعل والتبادل والتعرف على بعضهن البعض.
يدير المركز فريق من النساء المشاركات ، وقد تم الاختيار بناءً على معرفتهن واهتماماتهن ودوافعهن وتوافرهن.
وتعقد اجتماعات أسبوعية من أجل مناقشة جميع قضايا الأسبوع ، كما أجريت دورات تدريبية حول مقدمة إدارة المشروع لمجموعة من المستفيدات من دار زيتونة وأيضا اجتماعات داخلية عبر تطبيق واتساب لضمان التنسيق وتوفير المعلومات المتعلقة بالمهام اليومية.
إلى جانب ذلك ، تم وضع ميثاق دليل يتضمن قواعد المركز والتزامات المستفيدين من قبل النساء أنفسهن تحت إشراف فريق الإدارة ؛ كما تم نشره على موقع دار زيتونة لنشر المعرفة حول أهداف المركز ، وأهدافه ، ورؤيته وهيكله التأسيسي.
التفاعل المستمر مع المستفيدين وارتفاع مستوى المشاركة في اتخاذ القرار (لاتخاذ قرار جماعي حول الموضوع الذي سيتم مناقشته لجلسات التوعية وفقًا للاحتياجات ، لاتخاذ قرار بشأن الجوانب التنظيمية للمركز ، وما إلى ذلك) هل هناك انعكاس لاستراتيجيتهم التي تهدف إلى تحقيق استدامة المشروع من خلال المشاركة المجتمعية والتمكين المرأة في القدرات الإدارية.
أخيرًا ، تتمثل إحدى الممارسات الوظيفية للمشروع في تعزيز وتقوية قدرة أصحاب المشاريع الفرعية على الاستقلال عن دار الزيتونة.
بسبب حالة كورونا والإغلاق ، نظر فريق الإدارة في استبدال الاجتماعات الأسبوعية باجتماعات عبر تطبيق زووم عندما يتعذر الحضور الى المركز.
2- العضوية
2.1.1 دائرة العضوية
يمكن لأعضاء المنظمات غير الحكومية أن يكونوا شركاء في تطوير المشاريع والترويج لها بالإضافة إلى الأشخاص الآخرين والشركات والمنظمات التي ترغب في تعزيز أهداف المركز (أعضاء ترويجيون). يلتزم جميع الأعضاء بدعم الجمعية في تحقيق أهدافها.
2.1. 2. العضوية
1¬ يفضل أن يكون المستفيد قد شارك في مشروع السابق الممول من صندوق الأمم المتحدة للديمقراطية (يمكن القيام ببعض الاستثناءات ، انظر القسم 2.1.3)
2 يجب أن يكون المنتسب 18 سنة أو أكثر.
3- أن تكون المشاركة في المشروع حقيقية وشاملة.
4- يجب أن يوافق كل عضو على الانضمام إلى المبادئ الأخلاقية والأدبية للدار التي يحددها فريق الإدارة.
5- تمر بفترة تجريبية تتراوح بين 15 يوما إلى شهر.
6- يتم تقييم مهارات المستفيد من قبل المدير التنفيذي ومدير الفريق على التقييم المستمر.
7- مطلوب تعاون حقيقي بين المشروع.
8- يجب على المشاركين العمل على استراتيجيات تضمن استمرارية المركز على المدى الطويل (الاستدامة).
9- يجب أن تعمل سيدات المستفيدات على أنشطة لتطوير شبكتهن الخاصة ، من الشركات المحلية إلى المنظمات غير الحكومية أو الأفراد.
10- العمل على التواصل والترويج لمشاريعهم الخاصة.
2.1.3 قبول أعضاء جدد
يقدم طلب العضوية في الجمعية كتابة أو برسالة أو رسالة إلكترونية. تقرر اللجنة التنفيذية من خلال التصويت بالأغلبية البسيطة قبول أعضاء جدد.
لكي يتم قبوله كعضو جديد ، يجب على المرء أن يكون مستعدًا لتعزيز أهداف المركز وتطوير رؤيته
2.1.4 حقوق الأعضاء
هناك نوعان من الأعضاء: “الأعضاء الناشطون” و “الأعضاء الترويجيون”.
يحق لجميع الأعضاء المشاركة في الأنشطة ومجموعات العمل والفعاليات التي تنظمها الجمعية.
يتمتع جميع الأعضاء بحقوق متساوية باستثناء ما هو موضح أدناه. باستثناء هذه الاختلافات ، لا يتمتع أي عضو أو سيحصل على حقوق خاصة.
أ) حقوق الأعضاء الناشطين (رئيس المشاريع)
يحق لجميع الأعضاء الناشطين إعادة توجيه اقتراح في اجتماع الأعضاء. يمكن انتخاب كل عضو نشط في أي منصب في المركز.
ب) حقوق الأعضاء الترويجيين (عضو فريق المشروع)
يحق لجميع الأعضاء الترويجيين إرسال اقتراح والتحدث في اجتماع الأعضاء ، لكن ليس لديهم الحق في التصويت. يقتصر حق التصويت على الأعضاء الناشطين.
2.1.5 تنتهي العضوية:
يفصل العضو المنتسب إلى دار زيتونة في حال:
أ- عدم التزام العضو بالمهام الموجهة إليه من قبل مدير الفريق والمدير التنفيذي.
ب- ألا يشارك العضو بجدية في المشروع.
ج- إذا كان لأحد أعضاء المركز سلوك خاطئ تجاه أفراد الدار الآخرين
د- يجب إيقاف التعاون مع أي عضو إذا لم يحترم هذا الشخص القواعد المنصوص عليها في هذا الدليل.
يجب أن يقرر فريق الإدارة هذا الاستبعاد.
2.1.6 إشعار الإنهاء
يمكن إرسال إشعار الإنهاء من قبل العضو حتى 3 أشهر قبل نهاية السنة التقويمية، أو قبل شهر عندما يقرر العضو الانسحاب من الدار، و يجب تقديم الإخبار بواسطة خطاب مسجل أو بريد. تنتهي العضوية بعد ذلك في 31 ديسمبر من ذلك العام الميلادي.
2.1.7 عملية الاستبعاد
يمكن تقرير الاستبعاد من خلال غالبية أعضاء لجنة حل النزاعات الحاضرين في اجتماع اللجنة التنفيذية الذي تم استدعاؤه حسب الأصول عندما:
أ) لم تعد متطلبات القبول للعضو موجودة
ب) في حالات استثنائية. حالة استثنائية ، على سبيل المثال ، جريمة كبرى ضد الميثاق أو مصالح الجمعية.
سيتم إخبار العضو كتابيًا مسبقًا وستتاح له الفرصة للرد على أسباب الاستبعاد كتابةً أو بالفاكس أو برسالة إلكترونية أو شخصيًا. لا يمكن اتخاذ أي إجراءات قانونية بعد عملية الاستبعاد المكتملة حسب الأصول. تنتهي العضوية فور دخول الاستبعاد حيز التنفيذ. لن يكون هناك إعادة رسوم العضوية. عند الإنهاء ، لا يحق للعضو المغادر المطالبة بأصول المركز. ومع ذلك ، فهو مسؤول عن أي التزامات يتم تقديمها حتى وقت استبعاده. ينتهي حق استخدام شعار المركز وأي إشارة أو رمز آخر مرتبط بالعضوية عند إنهاء العضوية.
2.1.8 لجنة حل النزاعات:
يتم تعيين ثلاثة مشاركين في لجنة فض النزاع في حالة حدوث نزاع بين أعضاء الدار ، وهم: هالة الشورى ، عبير حمادة، و سهير الغاوي.
ترفع اللجنة تقريرها عن حل النزاع وترفقه للإدارة للبت فيه.
في حالة نشوء تعارض بين أعضاء لجنة حل النزاعات ، فإن الأمر متروك للمدير العام لاتخاذ القرار النهائي ، إما عن طريق تعيين أشخاص جدد أو أي قرار آخر تراه الإدارة مناسبًا.
3 الهيكل التنظيمي للمركز
ينقسم الهيكل التنظيمي والإداري للمركز على النحو التالي:
1) أعضاء الإجتماع
2) الفريق الإداري التنفيذي
3) فريق الإدارة
4) اللجنة الاستشارية والقانونية
3.1 أعضاء الاجتماع : المهام , الإلتزامات والحقوق لفريق أعضاء الاجتماع
1- يطلب من كل فريق يمثله قائده حضور اجتماعات أسبوعية لمناقشة أنشطة الفريق والعمل على استراتيجيته. لا يجوز التغيب إلا بعذر أو لسبب طارئ.
2- يلتزم كل فريق يمثله قائده بالتعاون مع مساعد الإدارة بشكل يتناسب مع مهامه ، ليقدم للإدارة التنفيذية برنامجًا وخطة عمل لتطوير المشروع شهريًا.
3- على رئيس الفريق وأعضائه وضع الميزانية الخاصة بمشروعه وتقديمها إلى الإدارة التنفيذية ومناقشتها معًا.
4 – في حالة عدم قيام فريق بتقديم خطة لمشروعه أو ميزانيته ، تقوم الإدارة التنفيذية بإرسال إنذار إلى رئيس الفريق ، وفي حالة تكرار الإنذار لمدة 3 مرات يكون تم رفضه تلقائيًا والتحذير مكتوبًا وموقعًا من قبل الإدارة العامة أو التنفيذية.
5- بمجرد تقديم الميزانية للمشروع ، تكون الإدارة التنفيذية أو مساعده مسؤولاً عن شراء الأصناف والمواد والأدوات اللازمة وغيرها من الأغراض المطلوبه. لا يتم تقديم أي أموال نقدية مباشرة إلى أي فريق.
6- بمجرد إنشاء مشاريع منتجة ومربحة ، يتم توزيع العائدات على مدير الفريق وأعضائه ، وفقًا للنسبة المتفق عليها مسبقًا. لا يحق للإدارة التدخل فيها.
7- لا يحصل أي مستفيد على رسوم من الدار ولا يسمح له بالمطالبة برسوم النقل.
8- لا يحق لأي فرد من الدار أن يأخذ أي شيء من المركز عند انتهاء المشروع. تعتبر جميعها ملكية خاصة وتنتمي إلى المركز.
9- لا يحق لأي فريق التدخل في العمل الإداري لدار زيتونة وفي حالة حدوث ذلك يتم إرسال إنذار لهذا العضو.
10- يتم تنظيم الجدول الزمني بين الفرق لتجنب التعارض أو التداخل عند التخطيط للمحاضرات أو الدورات التدريبية.
11- عندما يتم التخطيط للدورات التدريبية من قبل أي فريق وأعضاء المنزل المنتسبين ، يتم تسجيل المشاركين من خلال الإدارة التنفيذية للمشروع.
12- بعد إجراء محاضرة أو دورة تدريبية ، يلتزم كل فريق بتنظيف القاعة والغرفة المسؤولة عنها
13- يطلب من الأعضاء عدم اصطحاب الأطفال معهم إلا للضرورة والحالات الطارئة
14-يمنع منعاً باتاً دخول الرجال إلى المركز إلا لأسباب معينة تحددها الإدارة التنفيذية
15- قد يتم إرفاق قواعد ومهام جديدة بميثاق المركز هذا بالإضافة إلى ما هو مذكور أعلاه ، اعتمادًا على الموقف والسياق.
3.2 الفريق الإداري التنفيذي: المهام والالتزامات والحقوق
• الإدارة العامة: ممثلة من قبل السيدة تيما (ماندا انترناشيونال / جنيف) المسؤولة عن مراقبة جميع أنشطة المشاريع ونتائجها وآثارها. ستكون مسؤولة عن الإشراف على تنفيذ المشاريع. وهذا يشمل تخطيط النشاط والقرارات الإدارية والمراقبة.
• الإدارة التنفيذية: ممثلة بمنسقة المشروع المحلية هالة الشورى ومهمتها تنسيق المشروع محلياً وضمان تسيير المركز وتنسيق الاتصال اليومي مع المستفيدين والمهام اليومية في الموقع. (اتخاذ قرار بشأن تعيين الأعضاء المنتسبين لدار زيتونة ، وتنظيم الاجتماعات الأسبوعية مع فريق الإدارة ، ومراقبة عملهم ، وإدارة وتطوير المشروع ، ورفع تقارير شهرية إلى الإدارة العامة ، وتقييم سير العمل).
• مساعد للإدارة التنفيذية: تمثلها أيضا هالة الشورى ومهمتها عقد اجتماعات أسبوعية مع كل فريق لتطويره وتحسين سير عمله بالتعاون مع مديري الفرق. وهي أيضًا مسؤولة عن التعامل مع المنظمات غير الحكومية المحلية الأخرى لضمان التعاون بين المستفيدين من المركز وأعضاء الجمعيات المحلية الأخرى.
يقرر الفريق الإداري التنفيذي:
أ) التغييرات في النظام الداخلي
ب) الموافقة على الخطة السنوية للأنشطة أو تعديلها أو رفضها
ج) اختيار أعضاء الفريق
د) جميع الاقتراحات التي يحيلها الأعضاء 3.3 فريق الإدارة. من المتوقع أن يشارك أعضاء فريق الإدارة بشكل كامل في تشغيل المركز وفي صنع القرار.
الأعضاء مسؤولون عن المهام الإدارية ، والقيام بالمهام اليومية ، وتحمل المسؤوليات داخل المركز وأن يكونوا جزءًا من لجنة صنع القرار. ويمثل فريق الإدارة خمس سيدات من المركز وهن: هاله الشورى ، ودلال جنيد ، سوسن قابيل ، وريم أبو حسين ، وسهير الغاوي. نظرًا لأنه من المتوقع أن تلعب جميع النساء المستفيدات دورًا وأن يشاركن في عملية صنع القرار ، ستكون هناك لجنة متناوبة لصنع القرار. وسيتم اختيار أعضاء اللجنة بالاشتراك مع مدير المشروع السيدة تيما الداودي والمنسقة المحلية للمشروع السيدة هاله الشورى.
تهدف هذه اللجنة إلى تدريب المشاركين ليصبحوا مستقلين من خلال منحهم المهارات الأساسية التي تمكنهم من تولي المسؤولية في نهاية المشروع.
لضمان ذلك ، سيشارك ممثل واحد عن كل مشروع فرعي في اللجنة وسيتم تدريبه داخليًا على الجوانب الرئيسية لأدوات إدارة المشروع من قبل منسق المشروع المحلي وخبير على أساس ربع سنوي.
سيضمن هذا الفريق المراقبة المستمرة والمتابعة مع المستفيدين. وسيتم ذلك من خلال مراقبة أنشطة المشاريع الفردية والاجتماعات مع المستفيدين عند الحاجة بالإضافة إلى الاجتماعات الأسبوعية.
1) مهمة فريق الإدارة:
1- تسيير المركز في وظائف ومهارات وأدوار إدارية.
2- امتلاك رؤية هي إعلان الفريق عن مستقبله.
3- اكتشاف نقاط الضعف لتقويتها.
4- وضع الأهداف المراد تحقيقها.
5- بناء أفضل منتج لتقديم أفضل خدمة عملاء. 2) مهام ومسؤوليات فريق الإدارة:
1- إقامة النظام الإداري.
2- وضع القواعد والممارسات الإدارية للمركز.
3- تنفيذ دورات تدريبية على جوانب مختلفة من أدوات إدارة المشاريع.
4- اجتماع أسبوعي لكل فرق المركز لوضع استراتيجيات لتطبيق وظائف الإدارة: التخطيط والتنظيم والقيادة والسيطرة لتحقيق أهداف المركز المعلنة.
5- ضمان استدامة المركز على المدى الطويل.
6 تعزيز و تقوية مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بالدار و دعمها بصور لأنشطتها بالتناوب و التنسيق بين أعضاء الفريق الإداري .
3.4. اللجنة المالية والقانونية
1- المحاسبة الاشرافية هالة الشورى لمعرفتها بالمحاسبة العامة والتحليلية.
2-المحامي روجيه كرم للشؤون القانونية والقضائية لضمان متابعة جميع القضايا القانونية.
القواعد العامة للمركز:الدار مكان مشترك لجميع المشاركين
لا يوجد مشروع أهم من مشروع آخر
يشترك الجميع في المكانة المشتركة وفقًا للاحترام والتسامح
يمنع منعاً باتاً دخول الدار لأي شخص غير منتسب (بما في ذلك الأزواج أو الأسرة أو الأطفال)
يمكن استخدام المنزل فقط للأنشطة المتعلقة بالمشاريع
كل من المشاركين في المشروع مساو للآخر: لا يوجد مدير أو رئيس
المشروع ليس ملكا لأحد فهو مشروع مجتمعي
المعدات والخدمات والأنشطة مفتوحة لجميع المستفيدين من المركز
يمنع منعاً باتاً الحديث عن الدين أو السياسة أو أي موضوع حساس آخر في الدار
تبقى جميع الموضوعات الشخصية خارج إطار دار الزيتونة
ينبغي على كل عضو إبلاغ المشاركين الآخرين في حالة الاجتماع أو تغيير البرنامج أو أي شيء يتعلق بدار زيتونة
لا يسمح لأحد باستعارة أو إخراج المواد الخاصة بدار زيتونة
كل شخص يهتم بمساحة عمله ونظافتها ونظافة المكان المشترك
Because of the current situation in our countries Dar Zeytuna is following up their participants by doing social media meetings (video communication via WhatsApp)to raise awareness about corona virus and we share some documents and photos in a simple way to make sure that the participants have been understanding the concepts and conditions of the recent situation, and it includes: 
zeytunaorg.com 